Privacyverklaring
Versie 1.0, 22 oktober 2026.
In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ProcureMatters verwerkt als je procurematters.com bezoekt, onze gratis gids aanvraagt, om advies of een workshop vraagt, een van onze tools koopt of als klant met ons werkt. Je leest ook waarom we dat doen, hoe lang we de gegevens bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse wet.
Kort gezegd: we verzamelen zo weinig mogelijk, we verkopen je gegevens nooit, de website gebruikt geen cookies of tracking, en de gegevens die je in onze Excel-tools invult komen nooit bij ons terecht.
1.Wie we zijn
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring is ProcureMatters, een handelsnaam van [Officiële bedrijfsnaam], [Bedrijfsadres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer [KvK-nummer].
Voor vragen over privacy, of om je rechten uit te oefenen, mail je naar contact@procurematters.com. We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat de AVG dat voor onze activiteiten niet verplicht.
2.Wat we verwerken, waarom en hoe lang
In de tabel hieronder staat per situatie welke persoonsgegevens we verwerken, op welke grondslag uit artikel 6 AVG en hoe lang we ze bewaren.
| Situatie | Gegevens | Doel en grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Bezoek aan de website | IP-adres, type browser, opgevraagde pagina, datum en tijd (serverlogs van onze host) | De website veilig aanbieden en misbruik voorkomen. Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). | Korte tijd bewaard door onze host voor beveiliging. We gebruiken deze logs niet om bezoekers te herkennen. |
| Gratis gids aanvragen | E-mailadres, taal, datum en tijd, en of je het vakje voor de nieuwsbrief hebt aangevinkt | Je de gids geven en je aanvraag vastleggen. Nodig om te doen wat je vraagt (art. 6 lid 1 sub b). | Binnen 3 maanden verwijderd uit ons formuliersysteem. |
| Nieuwsbrief (alleen als je het vakje aanvinkt of je aanmeldt op de nieuwspagina) | E-mailadres, datum van toestemming, taal | De ProcureMatters-nieuwsbrief sturen, ongeveer één keer per maand. Je toestemming (art. 6 lid 1 sub a), zoals ook vereist door artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. | Tot je je afmeldt. Daarna verwijderen we je adres binnen 30 dagen. |
| Contactformulier (kennismaking, workshop of demo) | Naam, bedrijf, e-mailadres, waar je interesse in hebt en, als je die toevoegt, je vraag | Reageren op je aanvraag, een gesprek plannen en een voorstel maken. Maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b). | Binnen 12 maanden verwijderd als de aanvraag niet tot een opdracht leidt. |
| Als klant met ons werken | Namen, zakelijke contactgegevens en functies van je contactpersonen, correspondentie, voorstellen, facturen | De opdracht uitvoeren en onze administratie voeren. Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en onze wettelijke bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c). | Financiële administratie: 7 jaar, zoals de belastingwet voorschrijft. Overige opdrachtdossiers: tot 2 jaar na afloop van de opdracht. |
| Een tool kopen | Naam, e-mailadres, land, bestelgegevens en, als je die invult, bedrijfsnaam en btw-nummer | Het product leveren, ondersteuning en vragen over de licentie. Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 sub c). | 7 jaar voor de financiële administratie, anders tot 2 jaar na je laatste contact met ons. |
| Ons mailen | Je e-mailadres, naam en de inhoud van je bericht | Je vraag beantwoorden. Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b). | Tot 2 jaar na ons laatste contact, tenzij het onderdeel wordt van een opdracht. |
Je bent niet verplicht ons persoonsgegevens te geven. Zonder e-mailadres kunnen we je de gids echter niet sturen en niet op je aanvraag reageren.
3.Aankopen via onze betaalpartner
Onze tools worden verkocht via [betaalpartner], die optreedt als verkoper (merchant of record). Die partij regelt de betaling, de factuur en de btw, en verwerkt je betaalgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder haar eigen privacybeleid. Wij zien je kaart- of bankgegevens nooit. We ontvangen de bestelgegevens hierboven, zodat we het product kunnen leveren en je kunnen helpen.
4.Gegevens die je tijdens een opdracht deelt
Tijdens een adviesopdracht deel je misschien bestanden zoals ERP-exports, leverancierslijsten of procesdocumenten. We vragen je persoonsgegevens die niet nodig zijn eruit te halen. Staan er toch persoonsgegevens in, bijvoorbeeld namen van contactpersonen bij leveranciers, dan verwerken we die in jouw opdracht als verwerker. Dan gelden de verwerkersafspraken in artikel 17 van onze algemene voorwaarden.
5.Onze Excel-tools
Onze tools werken volledig in Microsoft Excel op je eigen computer. Ze bevatten geen macro's en versturen niets via internet. De gegevens die je erin invult, ontvangen wij nooit.
6.Cookies en tracking
Deze website gebruikt geen cookies, analysetools, trackingpixels of advertentietools. De lettertypes staan op onze eigen website, dus bij een bezoek gaan er geen gegevens naar lettertypediensten.
7.Wie je gegevens ontvangen
We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven. We werken met deze dienstverleners, elk gebonden aan een verwerkersovereenkomst:
- Netlify, Inc. (Verenigde Staten): hosting van de website en opslag van formulierinzendingen.
- [nieuwsbriefdienst]: versturen van de nieuwsbrief, alleen als je je hebt aangemeld.
- Onze e-mailprovider: ontvangen en versturen van e-mail van en naar contact@procurematters.com.
- Onze boekhouder, als we die inschakelen, voor de financiële administratie.
Onze betaalpartner [betaalpartner] verwerkt aankoopgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. We kunnen gegevens ook delen met overheidsinstanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn. We verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens.
8.Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners, zoals Netlify, zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebeurt dat op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) als de dienstverlener daaronder is gecertificeerd, en anders op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 AVG). Je kunt ons om meer informatie over deze waarborgen vragen.
9.Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Al het verkeer naar de website is versleuteld (https), onze accounts zijn beveiligd met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie, en exports met persoonsgegevens bewaren we op onze eigen apparaten niet langer dan nodig. Bij een datalek dat een risico voor je vormt, melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, bij jou.
10.Je rechten
Je hebt het recht om:
- de persoonsgegevens in te zien die we over je hebben;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking van je gegevens te laten beperken;
- je gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd bezwaar te maken tegen direct marketing;
- je toestemming op elk moment in te trekken, bijvoorbeeld via de afmeldlink in elke nieuwsbrief. Dat heeft geen gevolgen voor verwerking die al eerder plaatsvond.
Mail naar contact@procurematters.com om je rechten uit te oefenen. We reageren binnen een maand. Twijfelen we redelijkerwijs aan je identiteit, dan kunnen we om aanvullende informatie vragen om die vast te stellen.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl, of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont of werkt.
11.Geautomatiseerde besluiten
We nemen geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor jou.
12.Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst gaan gebruiken. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan.