Algemene voorwaarden

1.Definities

• Wij / ProcureMatters: ProcureMatters, een handelsnaam van [Officiële bedrijfsnaam], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer].
• Klant: het bedrijf, de organisatie of de persoon die een tool van ons koopt of ons een opdracht geeft. Een consument is een klant die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
• Tool: een digitaal product dat wij verkopen, zoals een Excel-werkboek, voorbeeldbestand, handleiding of promptpakket.
• Opdracht: advies, workshops of andere diensten die wij leveren op basis van een geaccepteerd voorstel, waaronder advies op afroep.
• Betaalpartner: het bedrijf dat onze tools namens ons aan je verkoopt als merchant of record, op dit moment [betaalpartner].
• Schriftelijk: ook per e-mail.

2.Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod, voorstel, elke aankoop en elke overeenkomst tussen ons en een klant.

2.2 We wijzen algemene voorwaarden van de klant van de hand, tenzij we die uitdrukkelijk schriftelijk hebben aanvaard.

2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als ze schriftelijk zijn afgesproken, en alleen voor de betreffende overeenkomst.

2.4 Is een bepaling in deze voorwaarden nietig of wordt ze vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen spreken dan een vervangende bepaling af die zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke bedoeling ligt.

3.Aanbod en overeenkomst

3.1 Onze voorstellen zijn 30 dagen geldig, tenzij in het voorstel iets anders staat. Kennelijke vergissingen in een voorstel of op de website binden ons niet.

3.2 Een opdracht komt tot stand als de klant ons voorstel schriftelijk accepteert, of als we op verzoek van de klant met het werk beginnen.

3.3 Een aankoop van een tool komt tot stand als de betaalpartner je bestelling bevestigt.

4.Tools: aankoop en levering

4.1 Onze tools worden verkocht via de betaalpartner, die optreedt als verkoper. De betaalpartner regelt de betaling, de factuur en de btw. Voor de betaling en de koop gelden de voorwaarden van de betaalpartner; voor het gebruik van de tool en onze ondersteuning gelden deze voorwaarden.

4.2 De tool wordt direct na betaling als download geleverd. Je bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van een kopie.

4.3 Prijzen staan op onze website en bij het afrekenen. Zakelijke klanten kunnen bij het afrekenen hun btw-nummer invullen.

5.Tools: licentie

5.1 Als je een tool koopt, krijg je een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de tool voor onbepaalde tijd te gebruiken binnen je eigen organisatie, door de medewerkers van die organisatie. Een consument mag de tool voor persoonlijke doeleinden gebruiken.

5.2 Je mag de instellingen en inhoud van de tool aanpassen voor eigen gebruik, en je mag resultaten die je ermee maakt, zoals rapporten en scorecards, binnen en buiten je organisatie delen.

5.3 Zonder onze schriftelijke toestemming mag je niet:

• de tool of een kopie ervan verkopen, verhuren, in sublicentie geven, publiceren of op een andere manier met derden delen;
• de tool gebruiken om diensten aan derden te leveren, bijvoorbeeld als adviseur voor je klanten;
• verwijzingen naar ProcureMatters in de tool verwijderen of verbergen;
• de opbouw, formules of teksten van de tool overnemen om een concurrerend product te maken.

5.4 Organisaties binnen hetzelfde concern, en adviseurs die een tool voor klanten willen gebruiken, kunnen ons vragen om een aparte licentie.

5.5 De voorbeeldbestanden bevatten fictieve bedrijven en gegevens. Overeenkomsten met bestaande bedrijven berusten op toeval.

6.Tools: ondersteuning, updates en terugbetaling

6.1 De tools werken in Microsoft Excel 2019, 2021 en Microsoft 365, op Windows en Mac. Ze werken niet in andere spreadsheetprogramma's of oudere versies.

6.2 Werkt een tool in een ondersteunde Excel-versie niet zoals beschreven, laat het ons dan binnen 30 dagen na aankoop weten. We lossen het probleem dan op of, als dat niet lukt, betalen we de aankoopprijs terug. Dit laat je wettelijke rechten onverlet.

6.3 We kunnen updates uitbrengen. Of een update gratis is voor bestaande kopers, staat op de website of in ons bericht over de update.

6.4 De tools ondersteunen je eigen analyse en beslissingen. De scores, beoordelingen en suggesties hangen af van de gegevens en instellingen die je invoert. Ze zijn geen juridisch, financieel of fiscaal advies, en je blijft zelf verantwoordelijk voor de beslissingen die je ermee neemt.

7.Consumenten: herroepingsrecht

7.1 Een consument die online een tool koopt, heeft normaal gesproken een herroepingsrecht van 14 dagen. Omdat een tool digitale inhoud is die direct wordt geleverd, vervalt het herroepingsrecht zodra de download beschikbaar is gesteld, op voorwaarde dat je bij het afrekenen uitdrukkelijk hebt ingestemd met directe levering en hebt verklaard dat je daarmee afstand doet van je herroepingsrecht.

7.2 Zakelijke klanten hebben geen herroepingsrecht.

7.3 Artikel 6.2 geldt los van dit artikel.

8.Advies en workshops: uitvoering van de opdracht

8.1 We voeren opdrachten zo goed mogelijk uit, met de zorg die van een professionele adviseur verwacht mag worden. Onze verplichting is een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een bepaald resultaat is afgesproken.

8.2 Het voorstel beschrijft de scope, de resultaten, de planning en de prijs. Werk buiten deze scope voeren we alleen uit na schriftelijke afspraak, en het wordt apart gefactureerd.

8.3 Termijnen in een voorstel zijn streeftermijnen en geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken. Dreigt een termijn niet gehaald te worden, dan laten we dat tijdig weten.

8.4 We bepalen hoe en door wie de opdracht wordt uitgevoerd. Na overleg met jou kunnen we voor onderdelen van het werk derden inschakelen.

8.5 Wij adviseren en ondersteunen. Beslissingen over je organisatie, leveranciers en systemen, en de uitvoering daarvan, blijven jouw verantwoordelijkheid. We treden niet op als interim-manager, tenzij anders afgesproken.

9.Medewerking van de klant

9.1 Je geeft ons tijdig de informatie, gegevens, toegang en mensen die we redelijkerwijs nodig hebben om de opdracht uit te voeren, en je staat ervoor in dat de gegevens die je aanlevert, voor zover je weet, juist en volledig zijn.

9.2 Je zorgt dat je de gegevens die je met ons deelt, inclusief eventuele persoonsgegevens, met ons mag delen.

9.3 Kom je deze verplichtingen niet na en leidt dat tot vertraging of extra werk, dan mogen we het werk opschorten en de extra tijd tegen ons gebruikelijke uurtarief in rekening brengen.

10.Prijzen en betaling

10.1 Voor elke opdracht spreken we in het voorstel een vaste prijs af, of een uurtarief voor advies op afroep. Prijzen voor zakelijke klanten zijn exclusief btw; prijzen voor consumenten inclusief btw.

10.2 Tenzij in het voorstel anders staat, factureren we 50% bij de start van de opdracht en de rest bij oplevering van de resultaten. Afgesproken kosten, zoals reiskosten voor sessies op locatie, factureren we apart.

10.3 Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald.

10.4 Betaalt een zakelijke klant te laat, dan is de klant de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) en de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel verschuldigd. Een consument is de wettelijke rente (artikel 6:119 BW) en incassokosten pas verschuldigd na een kosteloze aanmaning met een betalingstermijn van ten minste 14 dagen, volgens artikel 6:96 BW.

10.5 We mogen ons werk opschorten zolang een factuur niet op tijd is betaald.

11.Advies op afroep en strippenkaart

11.1 Advies op afroep rekenen we per half uur af, tegen het uurtarief uit ons voorstel.

11.2 Uren van een strippenkaart zijn 12 maanden geldig vanaf de aankoopdatum. Uren die in die periode niet zijn gebruikt, vervallen zonder terugbetaling.

11.3 We houden de bestede uren bij en sturen op verzoek een overzicht.

12.Annulering, uitstel en beëindiging

12.1 Je kunt een geplande workshop of sessie tot 3 werkdagen van tevoren kosteloos verplaatsen. Annuleer of verplaats je later, dan mogen we de daarvoor gereserveerde tijd in rekening brengen.

12.2 Je kunt een opdracht schriftelijk tussentijds beëindigen. Je betaalt dan het werk dat tot dan toe is gedaan, plus 25% van het resterende deel van de vaste prijs als vergoeding voor gereserveerde capaciteit, tenzij de beëindiging komt doordat wij tekortschieten.

12.3 Elke partij mag de overeenkomst met directe ingang beëindigen als de andere partij failliet wordt verklaard, surseance van betaling krijgt, of ernstig tekortschiet en dat niet binnen 14 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt.

12.4 De artikelen 13, 14, 15 en 17 blijven gelden nadat de overeenkomst is geëindigd.

13.Intellectueel eigendom

13.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op onze tools, methoden, sjablonen, checklists, trainingsmateriaal en andere materialen blijven bij ons of onze licentiegevers.

13.2 Resultaten die we speciaal voor jou maken, zoals rapporten, roadmaps en ingerichte tools, mag je na betaling zonder beperking binnen je eigen organisatie gebruiken. Voor de tools die onderdeel zijn van een opdracht gelden de licentievoorwaarden van artikel 5.

13.3 Je eigen gegevens, documenten en exports blijven van jou. We gebruiken ze alleen voor de opdracht.

13.4 We mogen algemene kennis, ervaring en methoden die we tijdens een opdracht opdoen opnieuw gebruiken, zonder je vertrouwelijke informatie bekend te maken.

14.Geheimhouding

14.1 Beide partijen houden alle informatie over de andere partij geheim die ze in verband met de overeenkomst ontvangen en waarvan ze weten, of redelijkerwijs moeten begrijpen, dat die vertrouwelijk is. Dit geldt tijdens de overeenkomst en tot 3 jaar daarna.

14.2 Dit geldt niet voor informatie die al openbaar is, die een partij al rechtmatig had, die ze rechtmatig van een derde heeft gekregen, of die ze op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak bekend moet maken.

14.3 We noemen je organisatie niet als klant zonder je toestemming. Op verzoek tekenen we een aparte geheimhoudingsovereenkomst.

15.Aansprakelijkheid

15.1 Onze totale aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit een overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de klant voor die overeenkomst heeft betaald: bij een tool de aankoopprijs; bij een opdracht het afgesproken honorarium, en bij opdrachten die langer duren dan zes maanden het honorarium dat is gefactureerd in de zes maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte. Hebben we een verzekering die de schade dekt, dan is onze aansprakelijkheid in elk geval beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar uitkeert.

15.2 We zijn alleen aansprakelijk voor directe schade. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens, bedrijfsstilstand of schade door beslissingen die zijn genomen op basis van een tool of ons advies.

15.3 We zijn niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige gegevens van de klant, door wijzigingen die de klant in een tool aanbrengt, of door gebruik van een tool buiten een ondersteunde Excel-versie.

15.4 Vorderingen tot schadevergoeding vervallen als ze niet binnen 12 maanden schriftelijk bij ons zijn gemeld nadat de klant de schade kende of redelijkerwijs kon kennen.

15.5 De beperkingen in dit artikel gelden niet als de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van onze leiding. Tegenover consumenten gelden de beperkingen alleen voor zover de wet dat toestaat.

16.Overmacht

16.1 Geen van de partijen is aansprakelijk voor het niet nakomen van een verplichting door overmacht: omstandigheden buiten haar invloed, zoals ziekte, storingen van internet-, hosting- of betaaldiensten, overheidsmaatregelen of natuurrampen.

16.2 Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Het werk dat al is gedaan, wordt dan naar verhouding betaald.

17.Verwerking van persoonsgegevens

17.1 Als we tijdens een opdracht persoonsgegevens verwerken in opdracht van de klant, bijvoorbeeld persoonsgegevens in ERP-exports of leverancierslijsten, dan is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker in de zin van de AVG. Dit artikel geldt dan als verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.

17.2 Onderwerp en duur. We verwerken de persoonsgegevens alleen om de opdracht uit te voeren, voor de duur van de opdracht. Het gaat vooral om zakelijke contactgegevens en namen van medewerkers van de klant en van haar leveranciers, zoals die voorkomen in de bestanden die de klant deelt.

17.3 Instructies. We verwerken de persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de klant, zoals vastgelegd in het voorstel en deze voorwaarden, tenzij de wet ons anders verplicht. We laten het de klant weten als een instructie naar ons oordeel in strijd is met de AVG.

17.4 Geheimhouding. Iedereen die namens ons de gegevens verwerkt, heeft een geheimhoudingsplicht.

17.5 Beveiliging. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen volgens artikel 32 AVG, waaronder versleutelde opslag en overdracht, sterke authenticatie en het verwijderen van bestanden die niet meer nodig zijn.

17.6 Subverwerkers. De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers voor opslag en communicatie, zoals clouddiensten en e-maildiensten. We informeren de klant over voorgenomen wijzigingen, zodat de klant daartegen bezwaar kan maken. We leggen subverwerkers dezelfde verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming op.

17.7 Bijstand. We helpen de klant, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij het nakomen van haar andere verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG.

17.8 Datalekken. We melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de klant zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die de klant nodig heeft om aan haar eigen meldplicht te voldoen.

17.9 Doorgifte. We bewaren de gegevens waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte. Doorgifte daarbuiten gebeurt alleen met passende waarborgen volgens hoofdstuk V AVG.

17.10 Einde van de opdracht. Na afloop van de opdracht verwijderen we de persoonsgegevens, of geven we ze op verzoek van de klant terug, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.

17.11 Audits. We geven de klant de informatie die nodig is om aan te tonen dat we dit artikel naleven. De klant mag op eigen kosten een audit laten uitvoeren, niet vaker dan één keer per jaar en na een redelijke aankondiging.

18.Klachten

18.1 Klachten over een tool of een opdracht moeten schriftelijk en met een duidelijke omschrijving worden ingediend, binnen 14 dagen nadat je het probleem hebt ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken. Mail naar contact@procurematters.com.

18.2 We reageren binnen 14 dagen. Is een klacht terecht, dan voeren we het werk naar onze keuze alsnog goed uit, herstellen we de tool, of betalen we een evenredig deel van de prijs terug.

18.3 Een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op, tenzij we schriftelijk anders bevestigen.

19.Toepasselijk recht en geschillen

19.1 Op alle overeenkomsten met ons is Nederlands recht van toepassing.

19.2 Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan worden geschillen met zakelijke klanten uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij gevestigd zijn. Een consument mag kiezen voor de rechter die volgens de wet bevoegd is, en behoudt de bescherming van het dwingende recht van het land waar hij woont.

20.Wijziging van deze voorwaarden

20.1 We mogen deze voorwaarden wijzigen. Op een overeenkomst is de versie van toepassing die gold op het moment van de aankoop of van de acceptatie van het voorstel.

20.2 De actuele versie staat altijd op deze pagina en is te downloaden als pdf.